İçindekiler
Microsoft 365’e geçiş genellikle bir e-posta sorunuyla başlar: kutu doldu, telefonda senkronizasyon bozuk, spam artıyor ya da işten ayrılan çalışanın e-postalarına ulaşılamıyor. İyi planlanmış bir geçiş, bu sorunları çözerken işi bir gün bile durdurmaz.
1. Mevcut durumu çıkarın
Geçişe başlamadan önce şu listeyi hazırlayın:
- Kaç kullanıcı var, kimler hangi adresi kullanıyor?
- Ortak kullanılan adresler (info@, muhasebe@, satis@) hangileri?
- E-postalar şu an nerede (hosting, Yandex, Gmail, yerel sunucu)?
- Toplam e-posta boyutu ne kadar?
- Alan adının DNS yönetimi kimde?
Son madde özellikle önemli: DNS yönetimine erişiminiz yoksa geçiş tarihi belirlenemez.
2. Doğru lisansı seçin
KOBİ’lerde en sık kullanılan üç paket:
- Business Basic: E-posta, Teams, OneDrive ve tarayıcıda Office uygulamaları
- Business Standard: Basic + bilgisayara kurulan Office uygulamaları
- Business Premium: Standard + gelişmiş güvenlik ve cihaz yönetimi
Herkese aynı lisansı almak zorunda değilsiniz. Sadece e-posta kullanan bir depo çalışanına Basic, muhasebeye Standard verilebilir.
3. Ortak adresleri doğru kurgulayın
info@ gibi adresleri birden fazla kişi kullanıyorsa, bu adres için ayrı lisanslı bir kullanıcı açmak yerine paylaşılan posta kutusu kullanın. Paylaşılan posta kutuları lisans gerektirmez (belirli boyut sınırına kadar), herkes kendi hesabıyla erişir ve parola paylaşılmaz.
4. E-postaları taşıyın
Eski e-postalar, geçişten önce yeni hesaplara kopyalanır. Taşıma birkaç gün sürebilir; bu sırada eski sistem çalışmaya devam eder. Son aşamada alan adının MX kaydı değiştirilir ve yeni e-postalar Microsoft 365’e gelmeye başlar. Ardından kalan son e-postalar bir kez daha eşitlenir.
5. Güvenliği ilk günden açın
- Çok faktörlü doğrulama (MFA): Parolası çalınan bir hesabın ele geçirilmesini büyük ölçüde engeller.
- SPF, DKIM ve DMARC: E-postalarınızın spam’e düşmemesi ve alan adınızın taklit edilmemesi için.
- Yönetici hesabı ayrımı: Günlük kullanılan hesap ile yönetici hesabı ayrı olmalı.
6. Kullanıcıları hazırlayın
Geçiş gününden önce kullanıcılara kısa bir bilgilendirme gönderin: yeni giriş adresi, telefon uygulamasının nasıl kurulacağı ve MFA’nın nasıl etkinleştirileceği. Geçiş sabahı destek ekibinin ulaşılabilir olması, ilk gün yaşanan küçük sorunları hızla çözer.
7. Yedekleme ve çıkış süreci
Microsoft verilerinizi altyapı arızalarına karşı korur, ancak yanlışlıkla silinen bir klasörü aylar sonra geri getirmek her zaman mümkün olmayabilir. Kritik veriler için ayrı bir Microsoft 365 yedekleme çözümü düşünün. İşten ayrılan çalışanın hesabını silmek yerine paylaşılan posta kutusuna dönüştürmek, e-postalarını korumanın kolay bir yoludur.
Sonuç
Doğru planlanmış bir geçişte kullanıcılar için değişen tek şey, e-postalarının artık her cihazda sorunsuz çalışmasıdır. Geçişinizi planlamak için Microsoft 365 hizmet sayfamızı inceleyebilir veya ücretsiz ön görüşme talep edebilirsiniz.